経理はめんどくさいものです。

だからこそ、楽にする工夫をしましょう。

「作業」は楽にして、「業績把握」に時間をかけましょう。

経理を毎日する

経理を楽にするには、毎日経理をする。

これしかありません。

毎日のルーティンにするのが、最も確実で、最も速いです。

朝、仕事を始める前に、前日の経理をしましょう。

1日分なので5分~10分で終わります。

負荷も感じませんし、前日のことは明確に覚えています。

毎日少しずつ積み重ねると、月末の翌日には月次資料が完成することになります。

毎日少しずつ経理をすることにはメリットしかありません。デメリットはありません。

しかし、これを1ヶ月溜めると、負荷が一気に増します。

何時間も会計データをつくっているとミスも増えます。

そして、1ヶ月前のことを思い出す時間がもったいないです。

思い出せないこともしばしば。

領収書、請求書をなくすこともあります。

まとめてやろうとすると、時間がかかる上に、精神的な苦痛も増えます。

朝、パソコンを起動したら、まずは前日の経理をしてみましょう。

毎日やっていれば、すぐにそれが日常になります。

経理を効率化する

紙を減らす

紙ベースの仕事を減らしましょう。

必要な書類はスキャンしてデータで見るようにしましょう。

必要ない書類は、毎月定期的に捨てましょう。

紙を探す時間と保存場所が無駄になります。

取引条件をしっかり決める

・請求書の発行を早くしてもらう(自社にあわせてもらう)

・支払い日を決める(月1回が理想)

・入金サイトを一定にする

・現金で支払わない、受け取らない。

・相手の振込手数料を負担しない

・サービス料金を定める(イレギュラーはつくらない)

銀行はネットバンク

経理業務の効率化には欠かせません。

エクセル出力できるので、会計ソフトへの取込ができます。

通帳を見ながら会計データをつくることはなくなります。

ネットバンクは、ゆうちょ銀行がお勧めです。

メガバンクとネット専用銀行の両方のメリットを持っています。

・ネットバンク利用料が無料

・手数料が安い

・振込も明細確認もネットで完結

・ATM引き出し無料

・税金の支払いにも対応

領収書はあればいい

できるだけ手間をかけないようにしましょう。

領収書は、封筒に入れるだけでOKです。

1枚1枚丁寧に貼らないでいいです。

年別、月別に分ける程度です。

キレイに保存する必要はありません。

一度会計データを入力したら、今後その領収書を見ることはありません。

税務調査のときに調査官が見るのみです。

誰の、何のために行う業務なのかを考えると、レシート・領収書の保存は適当でいいのです。

何月分がどこにあるか分かれば問題ありません。

保存期間は原則7年です。

領収書がなくてもメモ書きで領収書の代わりになります。(あくまでも領収書がない場合の臨時的な方法)

領収書がもらえない取引が定期的にある場合、ノートかエクセルにまとめておきましょう。

日付、相手先、金額、内容が分かればOKです。

伝票はいらない

経理といえば伝票を思い浮かべる方もいますが、伝票は必要ありません。

現代の経理には必要のないものです。

あえて伝票を使うとすれば、領収書がもらえないときですが、その場合も伝票である必要はなく、ノートかエクエルにまとめておけば問題ありません。

作業に時間をかけない

会計データをつくるだけでは、役に立ちません。

つくった会計データを経営に活かして、初めて役に立ちます。

会計データをつくるのは「作業」です。

「作業」に必要以上の時間をかけないようにしましょう。

会計データをつくった後の「業績把握」に時間をかけましょう。

「業績把握」をするのに、今月のデータが2ヶ月後に完成するのでは遅すぎます。

リアルタイムで業績を把握するためにも、毎日コツコツ経理をしましょう。

結局これが、一番確実です。