先日元同僚と話す機会がありました。

「そういえば畠山さんは紙で仕事をする人でしたよね」と言われて、懐かしく感じました。

今は紙ベースの仕事はしないようにしています。

やめた紙ベースの仕事

・メモ用紙に書いたTODOリスト

・会計データチェック時のメモ書き

・申告書、エビデンスを印刷してからのチェック

・ファイリング

・納付書印刷

・契約書印刷

・郵送

・FAX

始めた紙ベースではない仕事

・TODOリストはエクセルで管理

毎朝、エクセルで管理している各種リストを確認・更新することをルーティンとしています。その一環としてTODOリストも確認・更新を行います。

 

・会計データチェック時のメモはWordで管理

日常のメモはエバーノートで管理しています。

 

・申告書、エビデンスのチェックはPCの画面で行う

PC画面だと紙に比べてチェック漏れが発生しやすいと言われています。

PC画面と紙の反射光の関係もあるらしいのですが、結局は「慣れ」です。

デュアルディスプレイがあれば問題ありません。

 

・必要なものはスキャンしクラウド管理

クラウドを活用すれば保管場所を確保する必要はなくなります。

どの資料がどこにあるのか一目瞭然なので、探す手間もかかりません。

今はドロップボックスに保管しています。

 

・納付はダイレクト納付、口座振替、ネットバンクで対応

クライアントにはダイレクト納付、口座振替(個人のみ)をお勧めしています。

税理士側の業務で納税手続きが完結するので、クライアントには喜ばれています。

ただし、地方税は対応していないので、ネットバンク(対応していない自治体あり)か納付書をお渡しすることになります。

地方税をネットバンクで納税していただくには手間がかかるので、今のところ納付書をお渡しするケースが多いです。

 

・契約書はクラウドサイン

クラウドサインで契約書を取り交わします。

印刷、製本、押印をする必要がありません。

印紙税もかかりません。

 

・郵送はWebレター

郵送はWebレターを使用します。

状況に応じてレターパックも使用します。

印刷、封筒詰め、重さ量り、切手貼り付けの作業がなくなります。

 

・FAXはそもそも持っていない

いまのところFAXなしで困ったことはありません。

紙ベースを止めて得たもの

・時間

確実に「作業」の時間を短縮できました。

 

・スキル

ITスキルというと大げさですが、毎日意図的にITに触れていると底力がつきます。

 

・充実感

やはり新しいことができるようになると楽しいものです。

ITは意識して訓練すれば、少しずつですが必ず成長します。

そして自分を助けます。

「作業」はIT効率化をしましょう。